Usos de las hojas de cálculo
Las hojas de cálculo proporcionan herramientas invaluables para recopilar y calcular datos de todo tipo. Más allá de la aritmética, se pueden formatear para crear informes claros y concisos y se pueden ordenar y actualizar con solo tocar un botón.
Historia
Aunque las hojas de cálculo se han utilizado durante cientos de años, la versión electrónica apareció por primera vez en 1978 con un programa conocido como "VisiCalc". A principios de la década de 1980, Lotus 1-2-3 apareció en escena y Excel de Microsoft debutó unos años más tarde. Cuando Microsoft lanzó su sistema operativo Windows en 1987, Excel fue el primer programa lanzado para él. "Cuando Windows finalmente obtuvo una amplia aceptación con la versión 3.0 a finales de 1989, Excel era el producto insignia de Microsoft", escribe D.J. Power en "Una breve historia de las hojas de cálculo". "Durante casi tres años, Excel siguió siendo el único programa de hojas de cálculo de Windows y solo ha recibido competencia de otros productos de hojas de cálculo desde el verano de 1992".
Listas
Puede crear listas, desde listas de compras hasta listas de contactos, en una hoja de cálculo. Por ejemplo, si ingresó los artículos de la tienda en una hoja de cálculo junto con sus pasillos correspondientes, podría ordenarlos por pasillo e imprimirlos antes de ir de compras. Su lista proporcionaría una descripción pasillo por pasillo. El poder de clasificación de las hojas de cálculo se vuelve más evidente al ingresar más datos. Mantener contactos personales o profesionales le permite ordenar por cada campo. Por ejemplo, un vendedor puede ingresar todos los clientes y luego clasificarlos por código postal, lo que le permite planificar su día con eficiencia geográfica.
Contabilidad
Más allá de ordenar, las hojas de cálculo son calculadoras invaluables. Al ingresar las funciones matemáticas apropiadas en las celdas, puede convertir una hoja de cálculo simple en una página de contabilidad. Puede enumerar los créditos en una columna y los débitos en otra. La función de suma automática acelera los cálculos y se puede configurar para mantener los totales acumulados. Y con la flexibilidad de los programas de hojas de cálculo, los datos utilizados en las ecuaciones pueden estar en cualquier lugar de la hoja o del libro de trabajo. Agregar páginas adicionales (a veces llamadas hojas de trabajo) le permite organizar la información para satisfacer sus necesidades. Los datos de cualquier parte del libro se pueden usar en sus cálculos.
Hojas de Horas
Además de sumar y restar números enteros, las hojas de cálculo también pueden realizar esos cálculos en números basados en el tiempo. Dar formato a las celdas para reflejar los datos como una hora (a diferencia de los números enteros simples) puede permitirle usar la hoja de cálculo como una hoja de tiempo. Además, puede incluir descripciones de una variedad de funciones laborales, nombres de empleados, etc., lo que le brinda la posibilidad de ordenar por tiempo incurrido para cualquiera de los campos elegidos.
Uso de la base de datos
Aunque las hojas de cálculo no son verdaderas bases de datos relacionales, se pueden diseñar y formatear para que funcionen como bases de datos simplificadas. Por ejemplo, si necesita realizar un seguimiento del precio de un producto en particular, ingrese su precio solo una vez. Para todas las referencias posteriores a ese precio, señale la entrada original en lugar de volver a ingresar el precio. Cuando necesite cambiar el precio, cámbielo en su celda original y todas las referencias correspondientes se actualizarán automáticamente.
Creación de gráficos
Los cuadros y gráficos crean mejores representaciones de tendencias y porcentajes que los números sin procesar. Como dicen, "Una imagen vale más que mil palabras". Los programas de hojas de cálculo pueden convertir automáticamente sus datos en la representación visual de su elección, ya sea un gráfico circular, un gráfico de barras o un gráfico de líneas.