Las desventajas de las hojas de cálculo
Las aplicaciones de hojas de cálculo brindan a los usuarios de computadoras una forma conveniente de recopilar, rastrear e informar datos. Mediante el empleo de una serie de potentes funciones, los usuarios pueden elaborar informes completos de forma rápida y sencilla y sentar las bases para un análisis avanzado. Sin embargo, a pesar de estos beneficios, las hojas de cálculo incluyen varias desventajas que crean desafíos para los inexpertos e impiden que los usuarios usen el software de manera efectiva.
Funciones ocultas
Las aplicaciones de hoja de cálculo ofrecen una amplia biblioteca de funciones integradas, y los usuarios que necesitan funciones adicionales más avanzadas pueden incluso programar su propia funcionalidad. Sin embargo, muchas de las funciones incluidas en potentes aplicaciones de hojas de cálculo como Microsoft Excel requieren que el usuario sepa e ingrese manualmente muchas fórmulas complejas. Según el sitio web oficial de Microsoft, los usuarios de hojas de cálculo de Excel pueden seleccionar funciones básicas de los iconos en la parte superior de la vista de la hoja de cálculo, pero los usuarios deben acceder a funciones más avanzadas ingresando manualmente una fórmula o comando en una celda de la hoja de cálculo. Los usuarios que requieran un mayor nivel de operación pueden usar el lenguaje de programación propio de Microsoft, Visual Basic for Applications (VBA), para crear la funcionalidad, según el sitio web de referencia de Microsoft Excel; sin embargo, para satisfacer esta necesidad y realizar esta tarea, los usuarios deben estar familiarizados con el lenguaje VBA.
Confusión de uso
Las aplicaciones de hojas de cálculo pueden parecer algo intimidantes para los usuarios no iniciados, y esta apariencia inicial abrumadora puede llevar a los usuarios a utilizar las aplicaciones para fines no deseados. De acuerdo con el Departamento de Pesca y Vida Silvestre de Oregón, los usuarios deben utilizar aplicaciones de hojas de cálculo solo con fines de recopilación y análisis de datos a corto plazo, no para el almacenamiento de datos a largo plazo que muchos usuarios intentan. Además, algunos usos de las hojas de cálculo, especialmente la clasificación y el intercambio de datos, se manejan mejor en las bases de datos; el Departamento de Pesca y Vida Silvestre de Oregón indica específicamente que las hojas de cálculo ofrecen capacidades limitadas de clasificación, consulta y uso compartido, mientras que los programadores diseñan aplicaciones de bases de datos como Microsoft Access y Apple Filemaker para cumplir estos propósitos. Debido a que muchos usuarios aún no están familiarizados con las capacidades de las hojas de cálculo, es posible que continúen usando hojas de cálculo de manera ineficaz para estas funciones de base de datos.
Límites en funciones simples
Aunque las aplicaciones de hojas de cálculo pueden realizar cálculos muy avanzados y muy complejos con facilidad, los paquetes de software a menudo limitan u omiten por completo la funcionalidad simple. Según la Universidad de Murdoch, las hojas de cálculo carecen de la capacidad de calcular ecuaciones algebraicas simples, y los usuarios de hojas de cálculo pueden experimentar desafíos importantes al intentar graficar una función que incluye numerosas variables algebraicas. Muchos usuarios también intentan escribir descripciones breves o ingresar datos de texto en celdas de hojas de cálculo; Debido a que las hojas de cálculo giran casi exclusivamente en torno a números, en lugar de letras, es posible que no existan funciones simples de procesamiento de textos. La ausencia de funciones de procesamiento de texto como el corrector ortográfico y el formateo de párrafos puede crear desafíos para los usuarios que ingresan cantidades considerables de texto, incrustan documentación o desean crear encabezados de hojas de cálculo elaborados.