¿Cómo uso subtotales y totales en una hoja de cálculo de Excel?

Aunque calcular los totales en Excel 2013 suele ser solo cuestión de hacer clic en AutoSuma botón, calcular subtotales y totales es un poco más complejo, especialmente para principiantes. Comience por calcular primero los subtotales; luego, puede ingresar el total usando la fórmula SUM dirigida a cada celda de subtotal.

Paso 1:crear una fila subtotal

Abra la hoja de cálculo de Excel que contiene sus datos. Inserte una fila debajo de cada grupo de datos que se presentará como un subtotal. En una celda de la misma fila, escriba "Subtotal" para marcar la columna. Es posible que desee agregar un color de fondo diferente a la fila o usar texto en negrita para que el subtítulo destaque más.

Paso 2:Sumar y verificar el primer subtotal

Haga clic en el primer Subtotal célula. Haga clic en Fórmulas pestaña, luego haga clic en Autosuma . Si los números que está agregando están directamente encima de la celda del subtotal, Excel los agrega automáticamente por usted. Tenga en cuenta que las celdas seleccionadas se resaltan con una línea de puntos. Si las celdas están en una columna diferente, como puede ser el caso de una factura, elimine los números de celda entre corchetes y luego Ctrl- haga clic en cada valor. Pulsa Intro . Examine el número para asegurarse de que sea exacto.

Consejo

Para verificar rápidamente que una suma es correcta, sume solo los últimos dígitos. Si los últimos dígitos son 9,3 y 8, entonces el último dígito de la suma tiene que ser 0. Si no es 0, sabes que la suma no está calculada correctamente.

Paso 3:Copie la fórmula de suma a todos los subtotales

Haga que cada otra celda de subtotal sea un valor de suma. Para hacer esto rápidamente, use copiar y pegar. Haga clic derecho en Subtotal que ya calculaste y presiona Ctrl-C . Haga clic derecho en las otras celdas de subtotales y presione Ctrl-V . Cuando copia y pega sumas, Excel reajusta la fórmula para seleccionar las celdas apropiadas para la nueva posición.

Tenga en cuenta que Excel pega el formato y la fórmula cuando usa Ctrl-V. Si hace clic con el botón derecho en la celda de destino, puede copiar solo la fórmula seleccionando Fx icono debajo de las opciones de pegado. En el ejemplo aquí, la columna Ganancia usa valores decimales, mientras que la columna Ventas no. Usando Fx al pegar en la columna Ganancia asegura que no falte ni un centavo de ganancia.

Paso 4:Sume los subtotales

Escriba "Total" en una celda vacía en una fila debajo de su último subtotal y luego haga clic en la celda donde desea que aparezca el valor Total. Dado que los subtotales no están todos directamente encima de la celda Total, la Autosuma no funcionará muy bien. Es más rápido simplemente escribir la fórmula. Escribe "=SUMA()" (sin las comillas) en la celda donde desea que se muestre el total. Coloque el cursor entre los corchetes y Ctrl+clic cada celda de Subtotal. Pulsa Intro y luego examine el total para asegurarse de que sea exacto.

Consejo

Los totales siempre deben estar debajo de los subtotales o a la derecha. Los totales nunca aparecen arriba o a la izquierda de un subtotal.