Envío de fax desde Gmail, Google Drive, Documentos y Hojas de cálculo de forma fácil

El fax puede sonar como un remanente del pasado para mucha gente, pero las instituciones gubernamentales y ciertos sectores como la sanidad aún dependen de los faxes por motivos de seguridad. ¿Sabías que es posible enviar fax online usando cualquiera de los servicios de Google, incluyendo Google Drive, Gmail, Documentos y Hojas de cálculo? Servicios como CocoFax lo hacen posible.

Dados los temores de privacidad y seguridad en torno a los servicios de mensajería online, la seguridad y confidencialidad que proporciona el fax significa que sigue siendo una forma legítima de comunicación empresarial incluso en 2020. Naturalmente, Google no proporciona tecnología de fax integrada en sus apps y servicios. Gmail y Google Drive no admiten el envío y recepción de faxes, así que necesitarás la ayuda de un proveedor externo - alguien que traduzca medios entre las señales telefónicas analógicas y las señales digitales que el correo electrónico puede manejar mejor - y ahí es donde entra CocoFax.

CocoFax te permite enviar y recibir faxes sin tener que tener una máquina de fax grande y voluminosa en casa. Ni siquiera necesitas una línea telefónica, todo se hace online.

Cómo enviar un fax a través de Gmail

Enviar un fax desde Gmail vía CocoFax no es tan complicado como suena. En solo unos pocos pasos, puedes obtener un número de fax virtual y empezar a enviar faxes a máquinas de fax reales en todo el mundo.

Paso 1: El primer paso para enviar fax a través de Gmail es crear una cuenta con un servicio de fax online. Usaremos la plataforma CocoFax para esta guía. Al crear una cuenta, se te da un período de prueba gratuito de 30 días. También puedes elegir qué número de fax de Google quieres tener. Puedes usar tu dirección de email regular para registrarte, no tienes que crear una nueva para empezar a enviar y recibir faxes online.

Paso 2: Abre tu Gmail y haz clic en el botón "Redactar" como harías al crear un email normal. Tu fax se redactará en el campo que se abre. Enviar un fax de esta manera no es demasiado diferente de enviar un email normal.

Paso 3: En el campo de destinatario donde normalmente incluirías la dirección de email del receptor, introduce el número de fax del receptor con el código de país como prefijo, seguido del sufijo "@cocofax.net". Por ejemplo, si el número de fax del receptor es 49803090 con su código de país siendo 1, simplemente rellenarías "149803090@cocofax.net" en el campo de destinatario. En el campo de asunto, introduce el asunto del documento fax. Luego, escribe la portada del fax en el cuerpo del email.

Paso 4: También puedes adjuntar documentos para faxear haciendo clic en el icono 'adjuntar'. El formato del documento puede ser lo que quieras. Puedes adjuntar un PDF, por ejemplo, igual que si enviaras un email normal.

Paso 5: Finalmente, revisa los detalles y la dirección de email del receptor, luego haz clic en 'Enviar'.

Si quieres firmar documentos digitalmente y devolverlos al remitente, puedes usar el servicio hermano CocoSign. Puedes firmar documentos digitalmente usando ratón, trackpad o stylus. No todos los servicios de fax online ofrecen soporte de firma electrónica integrado, así que podrías tener que buscar una opción externa como la explicada aquí.

Recibir fax a través de Gmail

Con una cuenta de servicio de fax online en marcha, puedes recibir faxes de cualquiera y desde cualquier lugar. Todo lo que necesitas hacer es compartir tu número de fax con clientes o asociados de negocio y ellos pueden enviarte faxes. Lo más importante, puedes acceder a estos faxes a través de tu bandeja de entrada de Gmail. Naturalmente, es muy similar a recibir un email pero con la privacidad y seguridad mencionadas anteriormente.

Cómo enviar un fax desde Google Drive, Documentos y Hojas de cálculo

Si solo quieres faxear un documento y no necesitas añadir un mensaje como harías vía email, también puedes usar CocoFax para faxear documentos directamente desde los servicios en la nube de Google: Drive, Documentos y Hojas de cálculo. Así es como se hace:

Paso 1: Haz clic en el botón de complementos ubicado en la barra lateral derecha de tu Documento o Hoja de cálculo de Google, y busca e instala el complemento de tu proveedor de servicio de fax online, CocoFax. Tras la instalación, autoriza un enlace entre tu cuenta de Google y el servicio de fax.

Paso 2: Inicia sesión en tu cuenta de fax e introduce el número de fax del destinatario.

Paso 3: Verifica toda la información del fax y pulsa el botón 'Enviar fax'.

Paso 4: Al recibir el email por el receptor, el proveedor de servicio de fax gratuito te enviará un informe de entrega en alrededor de un minuto.

Al usar Google Drive, Documentos y Hojas de cálculo, puedes enviar un fax a tantos destinatarios como quieras con una sola acción.

¿Qué pasa si quiero cancelar mi cuenta?

No todos los proveedores de servicios de fax online tienen una política de cancelación clara. Como la mayoría de servicios de fax online te requerirán introducir los datos de tu tarjeta al registrarte en sus servicios, podrías ser cobrado automáticamente mensual o bianualmente. Antes de añadir los datos de tu tarjeta, es importante verificar si puedes cancelar tu suscripción en cualquier momento que consideres oportuno y, si no, si las políticas de cancelación son lo suficientemente claras.

En CocoFax no se cobran tasas de cancelación y tienes la libertad de cancelar y volver a suscribirte en cualquier momento. Es un servicio de pago por uso, muy parecido a Netflix o Spotify, sin compromiso a largo plazo.

Inicia tu prueba gratuita de 30 días hoy

Puedes probar la solución de fax todo en uno de CocoFax absolutamente gratis registrándote para una prueba gratuita de 30 días. No hay compromiso necesario y si no te gusta lo que ves puedes cancelar en cualquier momento durante el período de prueba y no tener que pagar un céntimo.

Si decides continuar usando CocoFax para enviar faxes gratis a cualquier parte del mundo, hay tres niveles de suscripción disponibles. Un paquete básico comienza en 12,99 $ al mes, mientras que el popular paquete premium cuesta 14,99 $ al mes. También hay un nivel business para profesionales que entra en 24,99 $ al mes. Puedes encontrar todos los detalles de precios en la web de CocoFax.

Tenemos una cooperación con los creadores del servicio discutido. Sin embargo, este artículo fue escrito sin ninguna influencia en el contenido.