Cómo filtrar el correo electrónico en Outlook

Una bandeja de entrada saturada mezcla mensajes urgentes e importantes con otros irrelevantes. Una forma de separar el grano de la paja es crear reglas que filtren automáticamente los mensajes a distintas carpetas al llegar. Outlook ofrece muchas opciones: por palabras clave, remitente, asunto, cuenta o campo de dirección. Una regla común desvía emails de una persona o grupo (jefe, cliente, equipo) de la bandeja de entrada a una carpeta dedicada. Usa "Reglas y alertas" en Outlook 2013 para filtrar y organizar automáticamente.

Paso 1

Haz clic en la pestaña "Archivo" en la cinta de opciones principal desde cualquier pantalla de Outlook.

Paso 2

Selecciona "Administrar reglas y alertas" en la pantalla "Información".

Paso 3

Haz clic en "Nueva regla" en el cuadro de diálogo "Reglas y alertas". También puedes modificar reglas existentes aquí.

Paso 4

Selecciona tu plantilla preferida en "Seleccionar una plantilla" en el Asistente para reglas. Outlook ofrece plantillas para muchas tareas de filtrado. Una muy usada: "Mover mensajes de alguien a una carpeta". Haz clic en el enlace subrayado "personas o grupo público" en el panel de descripción.

Paso 5

Haz doble clic en cada contacto en tu libreta de direcciones de Outlook para añadirlos al campo "De". Pulsa "OK".

Paso 6

Haz clic en el enlace "especificada" (carpeta) en el panel de descripción del Asistente.

Paso 7

Selecciona la carpeta de Outlook para almacenar los mensajes filtrados. El panel "Elegir carpeta" muestra todas las disponibles. Pulsa "OK".

Paso 8

Revisa la regla. Puedes añadir/quitar personas o cambiar carpeta destino clicando esos enlaces. Pulsa "Siguiente".

Paso 9

Selecciona condiciones adicionales; ej. marcar "enviado solo a mí" aplica la regla solo a emails dirigidos exclusivamente a ti.

Paso 10

Selecciona excepciones; ej. "excepto si enviado solo a mí" no aplica la regla a emails solo para ti. Muchas excepciones/condiciones tienen acciones configurables. Ej: "excepto si el asunto contiene palabras específicas", clic en el enlace y elige palabras. Pulsa "Siguiente".

Paso 11

Pon nombre a la regla. Marca "Ejecutar esta regla ahora en mensajes ya en Bandeja de entrada" si quieres aplicarla a emails existentes. Pulsa "Finalizar" para completar y salir del Asistente.

Paso 12

Selecciona "Aplicar" y luego "OK" para implementar la regla y salir de "Reglas y alertas".

Consejo

Outlook también ofrece "Filtrar email" (pestaña Inicio > grupo Buscar) para buscar por fecha, importancia, adjuntos, etc.

El filtro de correo no deseado mueve spam sospechoso a la carpeta "Correo no deseado". Puedes ajustar para bloquear remitentes o añadir a lista segura: Inicio > Correo no deseado > Opciones de correo no deseado.