Cómo enviar una convocatoria de reunión en Microsoft Outlook

Outlook integra correo, calendario y contactos, haciendo que enviar convocatorias sea sencillo. Pero incluye funciones avanzadas (especialmente con Microsoft Exchange) que mejoran la gestión: salas, asistente de programación, recurrencia, seguimiento de respuestas, etc.

Paso 1: Crear nueva reunión

Abre Outlook. Haz clic en el icono Calendario (esquina inferior izquierda). En la pestaña Inicio, pulsa Nueva reunión. Atajo rápido: Ctrl+Mayús+Q desde cualquier vista.

Paso 2: Rellenar datos de la reunión

• Asunto: título descriptivo.
• Ubicación: dirección, edificio, sala. Si usas Exchange, aparece botón Salas para ver disponibilidad y reservar.
• Hora inicio / fin: selecciona fecha y hora. Marca Todo el día para eventos de 24h.
• Cuerpo del mensaje: añade agenda, notas, enlaces, adjuntos.

Paso 3: Añadir asistentes

En campo Para, escribe nombres (si están en contactos) o emails directos. Para buscar en la libreta de direcciones: pestaña Reunión > Asistentes > Libreta de direcciones.

Opciones de asistentes (pestaña Reunión): Cancelar reunión, Opciones de respuesta (permitir proponer nueva hora).

Paso 4: Comprobar disponibilidad (Asistente de programación)

Pulsa icono Programación (debajo de "Nueva reunión") para ver tu calendario y el de los invitados (si están en tu organización Exchange y tienes permisos).

Usuarios Exchange: botón Asistente de programación > encuentra mejor hora/sala según disponibilidad de todos.

Paso 5: Opciones avanzadas

Pestaña Reunión > Opciones:

• Cómo se muestra en tu calendario: Libre, Ocupado, Fuera, Tentativo.
• Recordatorio: cuándo avisar (15 min, 1 día, etc.).
• Periodicidad: semanal, mensual, personalizada (para reuniones recurrentes).

Paso 6: Revisar y enviar

Pestaña Revisar: ortografía/gramática, traducir, zona horaria, sinónimos. Pulsa Enviar.

Consejos

• Usa Categorías (colores) para filtrar reuniones por tipo/proyecto.
• Adjunta documentos previos a la reunión en el cuerpo.
• Si cambias hora/sala tras enviar, Outlook reenvía automáticamente la actualización.