Cómo usar el Diario de Microsoft Outlook para registrar tiempo en proyectos

Con los años, Microsoft Outlook ha evolucionado de ser solo una aplicación de correo a un robusto paquete de productividad personal. Aunque es conocido por enviar y recibir correo, gestionar calendarios y contactos, una de sus aplicaciones menos conocidas, el Diario (Journal), puede ayudarte a registrar cuánto tiempo dedicas a proyectos para ser más productivo.

Pasos para usar el Diario de Outlook

Paso 1: Abrir el Diario

Abre Microsoft Outlook 2007. En la parte inferior izquierda de la pantalla, deberías ver un icono que parece un cuaderno verde con un reloj, junto a los iconos de nota adhesiva, carpeta y flecha de acceso directo. Si no ves este icono, haz clic en la flecha abajo junto a los iconos para Configurar botones y haz clic en Agregar o quitar botones | Diario (Journal).

Paso 2: Activar el Diario

Haz clic en el icono del Diario para abrir la aplicación. La primera vez que abres el Diario, se te preguntará si quieres activarlo. Haz clic en Sí. Aparecerá otra pantalla preguntando qué elementos, archivos y contactos deseas registrar con tu Diario. Haz estas selecciones y haz clic en Aceptar.

Paso 3: Crear entrada manual o automática

Haz clic en el botón "Nuevo" en la parte superior de Outlook para comenzar una nueva entrada del Diario. El Diario de Outlook también rastreará automáticamente cualquiera de las aplicaciones usadas para crear los tipos de archivo que elegiste al configurar tu Diario. Al usar estas aplicaciones, no necesitas crear una entrada; se hace automáticamente.

Paso 4: Registrar tiempo en llamadas o reuniones

Abre una nueva entrada del Diario al registrar algo como una llamada telefónica o reunión. En el menú Temporizador, haz clic en "Iniciar temporizador" (Start Timer) para comenzar a registrar el tiempo. "Pausar tiempo" te permite poner el registro en pausa.

Paso 5: Guardar cambios

Guarda cualquier cambio en tus entradas del Diario.

Consejos

• Registrar el tiempo dedicado a proyectos o llamadas es una forma perfecta de facturar a tus clientes.
• El Diario puede ser una excelente forma de documentar diversas necesidades.
• Usar el Diario eficazmente te ayuda a ver si dedicas demasiado o muy poco tiempo a ciertos proyectos o tareas.