Cómo usar Microsoft Outlook (básico: cuentas, envío, contactos, reglas)

Outlook no es una dirección de email, es un gestor que centraliza varias cuentas (Exchange, Outlook.com, Gmail, Yahoo, IMAP/POP). Automatiza: envío/recepción programada, reglas, categorías, plantillas, firmas.

1. Añadir cuentas de correo

1ª vez: asistente guiado. Después: Archivo > Información > Agregar cuenta. Escribe email > Conectar > contraseña. Outlook configura puertos/servidores (Autodiscover). Repite para cada cuenta.

2. Configurar envío/recepción automático

Enviar/Recibir > Grupos de envío/recepción > Definir grupos > Editar "Todos los cuentas" > marca Programar envío/recepción automático cada X minutos (ej. 15-30 min). Marca también "Al salir" si quieres sincronizar al cerrar.

3. Enviar emails eligiendo cuenta

Nuevo correo (Ctrl+N) > botón De: (arriba, junto a "Para") > elige cuenta origen. Escribe destinatario, asunto, cuerpo. Adjuntos: Insertar > Adjuntar archivo. Enviar (Ctrl+Enter).

4. Crear y usar listas de contactos / grupos

Vista Personas (Ctrl+3) > Nuevo grupo de contactos (Ctrl+Shift+L). Nombre: "Familia", "Equipo Proyecto X". Agregar miembros > Desde contactos / Libreta direcciones / Nuevo contacto email. Guardar y cerrar.
Para usar: en nuevo email, escribe nombre del grupo en "Para" / "CC" / "CCO". Se expande a todos los miembros.

5. Organizar con carpetas, categorías y reglas

• Carpetas: clic derecho en buzón > Nueva carpeta (ej. "Facturas 2024", "Clientes > Acme"). Arrastra emails.
• Categorías (colores): Inicio > Clasificar > Todas las categorías > renombra colores (Rojo: Urgente, Verde: Facturas, Azul: Personal). Aplica: clic derecho email > Clasificar > color.
• Reglas (automatizar): Archivo > Administrar reglas y alertas > Nueva regla. Ej.: "De 'jefe@empresa.com' + Asunto contiene 'Informe' → Mover a carpeta 'Informes Jefe' + Categoría 'Urgente' + Reproducir sonido".

6. Calendario y citas

Vista Calendario (Ctrl+2). Nueva cita (Ctrl+N) > asunto, ubicación, inicio/fin, recordatorio. Nueva reunión (Ctrl+Shift+Q) > añade asistentes (ver disponibilidad) > enviar convocatoria.

7. Búsqueda potente

Cuadro búsqueda arriba (Ctrl+E). Sintaxis: de:juan asunto:factura tieneadjunto:sí recibido:esta semana categoría:rojo. Herramientas de búsqueda > refinar por remitente, asunto, adjuntos, fechas, tamaño, categoría.

Consejos productividad

• Pasos rápidos (Inicio > Pasos rápidos): "Mover a Hechos y Marcar leído", "Reenviar a jefe", "Crear tarea desde email".
• Plantillas: Nuevo elemento > Más elementos > Elegir formulario > Plantillas de usuario en sistema de archivos > guarda .oft para emails repetitivos.
• Modo Enfoque (Vista > Modo Enfoque): oculta cinta, paneles; solo lista de mensajes.
• Archivar (Backspace / botón Archivar): mueve a carpeta "Archivo" sin borrar; mantiene buzón limpio.