Cómo calcular campos en un informe de Microsoft Access

Crear informes en Microsoft Access ayuda a determinar resultados de datos filtrados por consultas o almacenados en tablas. A medida que el usuario domina los informes, descubre que los datos no solo se muestran, sino que pueden calcularse mediante funciones integradas en la librería de Access. Dominar estas funciones y las del informe convierte cualquier informe mediocre en una pieza profesional.

Paso 1

Abra Microsoft Access. Abra el informe donde quiere añadir el campo calculado. Como la pregunta es sobre informes, el usuario ya debería haber creado una tabla y una consulta para que el informe lea.

Paso 2

Vaya a "Vista Diseño". Añada un cuadro de texto en la sección "Pie de página" del informe.

Paso 3

Haga clic derecho en el cuadro de texto (no en la etiqueta asociada) y elija "Propiedades". Se abrirá la "Hoja de propiedades" a la derecha. Seleccione "Control Source" (Origen de control) en la sección "All" (Todo). Pulse el botón "...". Se abrirá el "Generador de expresiones".

Paso 4

Haga doble clic en la carpeta "Funciones" en la columna derecha. Se abrirá el árbol "Funciones". Seleccione "Funciones integradas" (Built-In Functions).

Paso 5

Seleccione la función deseada de la lista a la derecha. La columna central desglosa funciones en categorías.
Haga doble clic en "Sum" (Suma).
En la ventana de expresión verá "Sum (<>)". Esto indica al informe sumar todos los valores de una fuente de datos.

Paso 6

Resalte "<>" y pulse "Supr". Haga doble clic en carpeta "Consultas" (Queries) para abrir el árbol de consultas, que muestra todas las consultas del proyecto. Clic simple en la carpeta de la consulta y aparecerá lista de consultas disponibles en columna central. Doble clic en la consulta que usa como fuente de datos. Se llamará "CostosSemanales" (WeeklyCosts).

Paso 7

La ventana de expresión ahora leerá "Sum (CostosSemanales)".

Paso 8

Pulse "Aceptar" en el "Generador de expresiones" para cerrar. La fórmula, Sum (CostosSemanales), aparece en Control Source de la Hoja de propiedades.

Paso 9

Ejecute el informe para ver resultados.

Consejo

Si conoce las funciones, puede escribir directamente en Control Source sin usar el Generador. Hasta que domine Access, es buena idea usar el Generador.

Advertencia

Este artículo está escrito para usuarios experimentados de Access.