Cómo conciliar cuentas del Libro Mayor con Excel

La conciliación mensual de las cuentas del balance es la única forma de garantizar que los datos financieros de una empresa se registren correctamente en los libros contables. La conciliación de cuentas del balance protege a la empresa de errores en los estados financieros, que pueden derivar en errores al preparar la declaración de impuestos federal. Muchos contables crean hojas de cálculo de Microsoft Excel para ayudar a conciliar las cuentas del libro mayor (LM) con la documentación externa.

Paso 1: Configurar la hoja de cálculo

Escriba el nombre de la cuenta del libro mayor y su número en la parte superior de la hoja de cálculo de Excel. Puede escribir ambos directamente en las celdas y Excel formateará las entradas correctamente.

Paso 2: Indicar el período

Introduzca el mes y el año a conciliar debajo del nombre y número de la cuenta LM.

Paso 3: Etiquetar el saldo final según LM

Escriba "Saldo final según LM" en la primera columna, un par de líneas debajo del encabezado.

Paso 4: Ingresar el saldo del LM

Introduzca el importe final contenido en la cuenta del libro mayor en la segunda columna, en la misma fila que la etiqueta "Saldo final según LM".

Paso 5: Etiquetar el saldo según documento fuente

Escriba "Saldo final según (documento fuente)" en la primera columna, debajo de la fila que contiene "Saldo final según LM". Ejemplos de documentos fuente: informes de cuentas por cobrar, informes de cuentas por pagar y listados de activos.

Paso 6: Ingresar el saldo del documento fuente

Introduzca el saldo final según el documento fuente para esa cuenta del libro mayor en la segunda columna, en la misma fila que la etiqueta correspondiente.

Paso 7: Calcular la diferencia

Escriba "Diferencia" en la siguiente línea de la primera columna.

Paso 8: Fórmula de diferencia

Cree un cálculo en la segunda columna junto a "Diferencia" que reste el total del documento fuente al saldo final del libro mayor. Este importe es el que debe conciliarse.

Paso 9: Sección de partidas de conciliación

Cree una sección debajo de la línea de diferencia llamada "Partidas de conciliación".

Paso 10: Detallar las partidas

Enumere cada partida que genere una diferencia en la sección de conciliación. Incluya una explicación y el importe de cada una. Ejemplo: un pago en cuenta contabilizado en el banco pero no en la cuenta del cliente.

Paso 11: Verificar la conciliación

Cree un cálculo al final de la sección que totalice las partidas de conciliación. Cuando el total coincida con la "Diferencia", la cuenta está correctamente conciliada.

Consejo

Es mejor conciliar las cuentas LM antes de cerrar el mes contable para poder corregir los datos en el período adecuado.

Si no está seguro de cómo crear hojas de conciliación en Excel, considere contratar a un profesional contable para la configuración inicial.