Cómo imprimir sobres usando combinación de correspondencia (Word + Excel)

En lugar de escribir sobres a mano en Word 2013, configure una plantilla con su remitente y cargue una hoja de Excel con las direcciones. Con pocos pasos para importar los datos, Word genera un sobre para cada destinatario de su lista.

Paso 1: Iniciar sobres

Presione "Sobres" en la pestaña "Correspondencia" en Word para iniciar un proyecto. Rellene su dirección de remitente si quiere, pero deje la dirección de destino en blanco.

Paso 2: Configurar opciones

Presione "Opciones" y establezca el tamaño del sobre en la pestaña "Opciones de sobre". Incluye configuración de fuente y márgenes. Word elige automáticamente la dirección de alimentación según su impresora, pero si necesita cambiarla, abra la pestaña "Opciones de impresión".

Paso 3: Añadir al documento

Haga clic en "Agregar al documento" para crear la plantilla. Si ingresó nueva dirección de remitente, elija si establecerla como predeterminada.

Paso 4: Seleccionar lista de destinatarios

Coloque el cursor en el cuadro de dirección de destino en la mitad inferior del sobre. Un clic en el cuadro lo activa. Presione "Seleccionar destinatarios" en "Correspondencia" y elija "Usar lista existente" para cargar su archivo Excel e iniciar combinación. Si siguió los pasos, no necesita "Iniciar combinación".

Paso 5: Confirmar hoja y encabezados

Elija qué hoja o tabla del libro Excel contiene las direcciones si hay varias. Indique si la fila superior tiene encabezados como "Nombre" y "Dirección", y presione "Aceptar".

Paso 6: Insertar bloque de dirección

Haga clic en "Bloque de dirección" para configurar cómo aparecen las direcciones. Elija opciones de formato a la izquierda para ajustar la vista previa. Si falta información en la vista previa, presione "Coincidir campos" para asignar partes de cada dirección a columnas específicas.

Word interpreta bien datos de direcciones en Excel, incluso sin dividir en "Ciudad", "Estado", "Código postal". Entre la detección automática y "Coincidir campos", usualmente no necesita editar el Excel.

Paso 7: Vista previa y finalizar

Presione "Vista previa de resultados" para ver una muestra del primer sobre, y use flechas o "Buscar destinatario" en la sección "Vista previa" para revisar otros. No necesita ver cada entrada, solo asegúrese que el formato general sea correcto. Haga clic en "Finalizar y combinar" y elija "Imprimir documentos". Si prefiere guardar la disposición, elija "Editar documentos individuales".

Paso 8: Rango de impresión

Seleccione "Todos" para imprimir un sobre por dirección, o especifique un rango según el orden de su lista Excel. Elija "Registro actual" para imprimir solo el sobre en pantalla.

Consejo

Si no quiere usar todas las direcciones, presione "Editar lista de destinatarios" tras cargar Excel. Desmarque direcciones individuales o use "Filtrar" para usar solo las que coincidan, ej. todas con "NY" en "Estado".

No necesita plantilla específica en Excel, pero si crea lista desde cero, ahorre tiempo con plantilla de lista de direcciones. En Excel 2013, "Archivo", "Nuevo" y busque "address" para opciones.

Advertencia

Si nunca imprimió sobres, haga prueba con solo su remitente ("Archivo", "Imprimir") antes de cargar Excel. Si sale en dirección incorrecta, cambie la alimentación en opciones de impresión.