Cómo imprimir etiquetas usando Word (Combinar correspondencia)

Word incluye plantillas para hojas de etiquetas imprimibles desde hace mucho. Con diseños para los principales fabricantes (Avery, Herma, etc.), puede imprimir una sola entrada en una etiqueta concreta o una hoja completa de golpe.

Si tienes contactos en Outlook, Excel o Access, Combinar correspondencia importa los datos y crea la serie de etiquetas automáticamente. También puedes crear la lista de direcciones directamente en Word durante la combinación. No es magia, pero casi.

Es útil para empresas de mailing y grandes corporaciones, pero también para particulares: tarjetas navideñas, circulares del AMPA, Scouts, etc.

¿Cómo funciona Combinar correspondencia?

Intervienen tres documentos:

1. Documento principal: define el diseño (logo, remitente, formato de etiqueta).
2. Origen de datos (lista de direcciones): contiene los datos a imprimir (Excel, Outlook, Access, o lista escrita en Word).
3. Documento combinado: resultado final con las etiquetas personalizadas.

Puntos a tener en cuenta

• Si usas Excel como origen, formatea la columna de códigos postales como Texto para no perder ceros iniciales.
• No puedes usar contactos de Outlook como origen a menos que Outlook sea tu programa de correo predeterminado.
• A veces es más simple usar Word como origen de datos si dominas Word pero no Excel/Access/Outlook.

Crear e imprimir etiquetas básicas rápido (todo en Word, sin Asistente completo)

Paso 1: Preparar documento principal

1. Word > Archivo > Nuevo > Documento en blanco.
2. Pestaña Correspondencia > grupo Iniciar combinación > Iniciar combinación de correspondencia > Etiquetas.
3. En Opciones de etiqueta: elige impresora Hoja suelta (Sheetfed) o Alimentación continua.
4. En Información de etiqueta: elige Fabricante y Número de producto que coincida con tu paquete de etiquetas. Aceptar.

Paso 2: Crear lista de direcciones en Word

1. Seleccionar destinatarios > Escribir una lista nueva.
2. En el cuadro Nueva lista de direcciones, rellena cada columna para cada destinatario.
3. Usa Tab para avanzar columna/filas. Alt+N o Nueva entrada para nueva fila.
4. Botón Personalizar columnas: quita columnas innecesarias (Título, Dirección 2, Teléfono, Email...). Añade, renombra o reordena columnas. Aceptar.
5. Cuando termines, Aceptar.
6. En Guardar lista de direcciones, pon nombre al archivo > Guardar.
7. Verás la lista de Destinatarios de combinación resultante.

Paso 3: Insertar bloque de dirección en las etiquetas

1. Word no sabe cómo quieres diseñar la etiqueta. Ve a Bloque de dirección (pestaña Correspondencia) para definir dónde van los datos.
2. Tras seleccionar Bloque de dirección, Aceptar. Word inserta el bloque en la primera etiqueta.
3. Selecciona Actualizar todas las etiquetas para replicar el diseño en toda la hoja.

Paso 4: Vista previa e impresión

1. En Vista previa de resultados, verás todas las etiquetas.
2. Si todo bien: Finalizar y combinar > Imprimir documentos.
3. Si hay problemas o quieres etiquetas más elaboradas: Archivo > Nuevo > Documento en blanco y vuelve a Iniciar combinación de correspondencia, pero esta vez elige el Asistente paso a paso (el de Combinar correspondencia, no el de El Mago de Oz).