Cómo enviar recordatorios y tareas en Outlook 2013

Si va a enviar un correo importante con Microsoft Outlook 2013, añada un recordatorio para no olvidar revisar la respuesta. También puede enviar un recordatorio en el correo para que el destinatario no olvide responder. Las tareas permiten organizar lo que debe hacer. Si forma parte de un equipo, puede asignar tareas a otras personas. Outlook 2013 envía recordatorios y tareas por defecto; no necesita instalar complementos.

Crear y enviar recordatorios

Paso 1

Inicie Microsoft Outlook 2013 y haga clic en "Nuevo correo" para crear un mensaje. Redacte su correo, haga clic en "Seguimiento" en el grupo Etiquetas de la pestaña Mensaje y seleccione "Agregar recordatorio". Aparecerá la ventana Personalizar.

Paso 2

Marque "Marcar para mí" para crear un recordatorio propio. Seleccione el tipo de marca en "Marcar como": "Seguimiento", "Para su información", "Reenviar", "No requiere respuesta", "Leer", "Responder", "Responder a todos" o "Revisar". Seleccione fecha de inicio en "Fecha de inicio" y fecha de vencimiento en "Fecha de vencimiento". Las marcas permiten localizar rápidamente correos importantes; los correos pueden ordenarse por estado de marca. Marque "Recordatorio" y seleccione fecha y hora en los dos cuadros desplegables.

Paso 3

Marque "Marcar para destinatarios" y luego "Recordatorio" para marcar el correo para los destinatarios y añadirles un recordatorio. Seleccione el tipo de marca en "Marcar como" y establezca fecha y hora del recordatorio en los cuadros desplegables. Haga clic en "Aceptar" para añadir los recordatorios al correo y luego "Enviar".

Crear y enviar tareas

Paso 1

Haga clic en "Tareas" en la esquina inferior izquierda de la ventana de Outlook 2013 y luego en "Tareas" para ver todas sus tareas. Pueden ordenarse por asunto, fecha de vencimiento, categoría o marca.

Paso 2

Haga clic en "Nueva tarea" en el grupo Nuevo de la pestaña Inicio, luego en "Asignar tarea" en el grupo Administrar tarea de la pestaña Tarea.

Paso 3

Escriba el nombre o correo de la persona a quien asigna la tarea en "Para". Escriba un nombre significativo en "Asunto".

Paso 4

Seleccione fecha de inicio y vencimiento en "Fecha de inicio" y "Fecha de vencimiento". Seleccione prioridad en "Prioridad": "Alta", "Normal" o "Baja".

Paso 5

Seleccione el estado en "Estado": "No iniciada", "En curso", "Completada", "Esperando a otra persona" o "Diferida".

Paso 6

Marque "Mantener una copia actualizada de esta tarea en mi lista" si desea añadirla a su lista y actualizarla automáticamente. Marque "Enviarme un informe de estado cuando esta tarea se complete" si quiere ser notificado cuando el destinatario la complete.

Paso 7

Haga clic en "Enviar" para enviar la tarea. Haga clic en "Guardar y cerrar" para guardarla en su lista y cerrar la ventana.

Consejo

Puede tener recordatorios para usted y los destinatarios en el mismo correo si marca ambas casillas "Marcar para mí" y "Marcar para destinatarios".

Para quitar recordatorios y marcas, abra el correo, haga clic en "Seguimiento" y "Agregar recordatorio". Desmarque "Marcar para mí" y "Marcar para destinatarios". Para quitar solo recordatorios, desmarque las casillas "Recordatorio". No puede haber recordatorio sin marca.

Si quiere enviar una tarea existente, ábrala y haga clic en "Asignar tarea". Puede editarla antes de enviarla.

Puede repetir una tarea con el botón "Periodicidad" en el grupo Periodicidad eligiendo las opciones adecuadas.

Las tareas periódicas permanecen en su lista pero nunca se actualizan. Sin embargo, puede recibir informe de estado por cada ocurrencia completada si marca "Enviarme un informe de estado cuando esta tarea se complete".

Advertencia

Tenga cuidado al enviar recordatorios con correos. Algunas personas pueden molestarse cuando suene el recordatorio, especialmente en el trabajo. Para evitarlo, marque el correo para el destinatario sin marcar "Recordatorio".

No puede asignar una tarea a varias personas. Pero puede dividirla en tareas menores y asignar cada una a diferente persona.