Cómo ver el historial eliminado de elementos impresos recientemente

La cola de impresión deja de ser visible una vez que se imprimen los documentos, pero se puede encontrar una lista de los archivos que se han impreso. No es muy informativa, pero se pueden recuperar los siguientes parámetros: nombre del archivo, tipo y tamaño, cuenta utilizada, fecha y hora, y nombre de la impresora. El contenido real impreso no es visible, por lo que esta información es de naturaleza estadística. Los usuarios domésticos, especialmente los que tienen una sola impresora, pueden no considerar útil esta información, pero las pequeñas empresas pueden controlar e identificar de forma aproximada el uso excesivo o el abuso de la impresión. Para una empresa, el uso de software específico de monitorización de impresoras proporcionará más datos y resultados más detallados.

Ver el historial

Paso 1

Haz clic en el botón «Inicio». Escribe «MSINFO32» (sin comillas) en el cuadro de búsqueda situado justo encima del botón «Inicio». En Windows Vista y XP, el cuadro de búsqueda contiene las palabras «Iniciar búsqueda». En Windows 7, dice «Buscar programas y archivos».

Paso 2

Haz clic una vez en «msinfo» que aparece en la parte superior de la columna. Se abrirá el cuadro de diálogo Información del sistema. En el panel izquierdo, bajo «Resumen del sistema», encontrarás las palabras «Entorno de software».

Paso 3

Haz clic en el signo más (+) a la izquierda de «Entorno de software» para expandir el menú. Haz clic en «Trabajos de impresión». «Actualizando información» aparecerá en el panel derecho tras unos segundos o hasta un minuto, dependiendo de tu sistema.

Paso 4

Ajusta el ancho de las columnas en el panel derecho pasando el ratón por la fina línea vertical que separa «Documento» de «Tamaño» en la parte superior del panel. Cuando aparezca la flecha de doble cabeza, mantén pulsado el botón izquierdo del ratón y arrastra la línea para leer todo el texto de la columna «Documento». Repite este paso para ampliar cada columna que desees leer.

Paso 5

Haz clic en «Archivo» en la barra de herramientas de la parte superior de esta ventana y selecciona «Imprimir» si deseas imprimir la lista de trabajos de impresión. Selecciona «Exportar» para guardar los datos en un archivo de texto. Aunque existe la opción de guardar los datos en un archivo de datos .NFO, no se recomienda.

Uso de software

Paso 1

Obtén e instala software de monitorización de impresoras desde una fuente confiable. Un buen software de monitorización puede rastrear todos los aspectos del uso de la impresora, como restringir el horario de uso y el número de impresiones permitidas por persona. Se pueden generar gráficos de tendencias, analizarlos y configurar informes personalizados que incluso se pueden enviar por correo electrónico a personas seleccionadas.

Paso 2

Configura el software según tus necesidades. Una vez instalado, toda la actividad de impresión se recopilará y resumirá.

Paso 3

Familiarízate con tu software, ya que una buena monitorización de impresión puede ahorrar tóner, tinta, papel, dinero y medio ambiente. El historial de impresión estará siempre disponible una vez instalado el software.

Consejo

Revisa el estado del «Historial de impresión» en Windows 7, ya que la configuración predeterminada está desactivada. Abre «Panel de control», haz clic en «Ver por» y selecciona «Iconos grandes» o «Iconos pequeños». Busca «Herramientas administrativas». Selecciona «Visor de eventos», ve a «Aplicaciones y servicios», luego «Microsoft», «Windows», «Servicio de impresión» y finalmente haz clic con el botón derecho en «Operativo». A continuación, haz clic en «Habilitar registro». Ahora podrás ver los eventos relacionados con la impresión. Los eventos pasados no se mostrarán, pero las futuras impresiones aparecerán aquí.

Lee reseñas de software de monitorización de impresoras para hacer una buena elección. Algunos programas son escalables, permitiéndote comprar solo las funciones que necesitas.

Advertencia

Sin software adquirido, es tedioso y consume mucho tiempo recopilar datos de impresión y Windows no proporciona datos detallados ni personalizables.