Cómo crear un formulario rellenable en un documento de Word

Los formularios electrónicos son un método común y eficiente de recopilación de datos. Word 2007 y 2010 ofrecen una amplia variedad de controles de formulario, como cuadros de texto, casillas de verificación, listas combinadas y desplegables, y selectores de fecha e imagen. Los controles heredados siguen estando disponibles, incluyendo botones de opción, botones de giro, botones de alternancia, barras de desplazamiento y calendarios. Los formularios de Word se pueden publicar en un servidor interno de empresa o en un servidor SharePoint, permitiendo a los usuarios acceder y rellenarlos fácilmente. Se pueden guardar o enviar por correo electrónico para su procesamiento. Elementos como solicitudes de vacaciones de empleados, requisiciones, etc., pueden procesarse rápidamente y sin papel.

Preparación

Paso 1

Diseña tu formulario en papel primero, o usa un formulario existente como guía. Distribuir el formulario en una tabla o grupo de tablas ayudará con problemas de alineación al crear el formulario en Word.

Paso 2

Abre Word y comprueba si la pestaña «Programador» es visible en la Cinta de opciones. Si no lo es, haz clic en el botón «Microsoft Office», haz clic en «Popular» y selecciona la casilla de verificación «Mostrar la pestaña Programador en la Cinta de opciones».

Paso 3

Crea la plantilla para tu formulario en Word. Escribe cualquier información de encabezado que desees en la parte superior de un documento en blanco y luego inserta la tabla o tablas usando tu formulario en papel como guía.

Crear formulario

Paso 1

Escribe una etiqueta para tu control de formulario y deja un espacio. Alternativamente, puedes colocar la etiqueta después del control de formulario. Controles como cuadros de texto, listas desplegables y cuadros combinados te permiten colocar texto instructivo en la primera línea, eliminando la necesidad de una etiqueta.

Paso 2

Inserta el control de formulario. Haz clic en el lugar del documento donde quieres que aparezca el control de formulario. Haz clic en la pestaña «Programador». Haz clic en «Modo de diseño» en el grupo «Controles». Haz clic en el control de formulario deseado en el grupo «Controles». El control de formulario aparecerá.

Paso 3

Configura las propiedades del control de formulario. Haz clic en «Propiedades» en el grupo «Controles». Aparecerá el cuadro de diálogo «Propiedades de control de contenido». Cada tipo de control de formulario tiene su propio conjunto de propiedades. Selecciona o introduce las propiedades deseadas y haz clic en «Aceptar».

Paso 4

Añade subrayado a los cuadros de texto. Si quieres que el contenido de los cuadros de texto esté subrayado, selecciona el cuadro de texto haciendo clic en él, haz clic en la pestaña «Inicio» y haz clic en el botón de subrayado en el grupo «Fuente». Vuelve al modo de diseño haciendo clic en la pestaña «Programador».

Preparar para distribución

Paso 1

Protege los elementos de formulario individuales de la eliminación por usuarios. Para seleccionar varios elementos, mantén pulsada la tecla Shift y haz clic en cada elemento de formulario a proteger. Haz clic en «Agrupar» en el grupo «Controles» y haz clic en «Agrupar». Haz clic en «Propiedades». En «Bloqueo», selecciona «El control de contenido no se puede eliminar». No todos los controles de formulario tienen esta opción; por ejemplo, las casillas de verificación no la tienen.

Paso 2

Protege todo el documento. Haz clic en «Proteger documento» en el grupo «Proteger». Aparecerá el panel de tareas Proteger documento en el lado derecho del documento. En «Restricciones de edición», selecciona la casilla de verificación «Permitir solo este tipo de edición». En la lista desplegable, selecciona «Rellenar formularios». En «Iniciar aplicación», selecciona «Sí, iniciar aplicación de protección». Introduce y confirma una contraseña. Si no introduces una contraseña, cualquiera podrá cambiar las restricciones.

Paso 3

Guarda el formulario como plantilla. Los formularios rellenados deben guardarse como documentos.

Consejo

Hacer que el borde de la tabla sea invisible puede mejorar la apariencia del formulario.

Advertencia

Microsoft no puede recuperar contraseñas perdidas. Guarda tu contraseña en un lugar seguro.