Cómo enviar un documento protegido con contraseña por correo electrónico

Enviar un documento protegido por contraseña a alguien por correo electrónico requiere algo de previsión y planificación. Un documento habilitado con contraseña debe ser el primer paso entre muchos para una seguridad total. Envíe datos confidenciales a las personas a las que les confía la información, oa aquellos que "necesitan saber". Elija sabiamente al destinatario, ya que alguien que usted conoce salvaguardará los datos y los transmitirá solo a quienes los requieran. Integre estos pasos como parte de su rutina para limitar el acceso a su información privada.

Paso 1

Escriba un nuevo documento que contenga su información privada en un archivo de Word o Excel. Alternativamente, copie y pegue la información en el documento. Copie y pegue resaltando el texto en su documento original, luego haga clic en "Editar" en el menú principal, seguido de "Copiar". En el nuevo documento, use el mouse para colocar el cursor donde desea que aparezca el texto, haga clic en "Editar" y luego en "Pegar".

Paso 2

Guarde el documento que desea enviar por correo electrónico haciendo clic en "Archivo" en el menú principal y seleccionando "Guardar como". Aparecerá un cuadro de diálogo donde puede dar un nombre al archivo. Escriba un nombre y agregue las iniciales del destinatario para que pueda identificar fácilmente el archivo protegido con contraseña más adelante.

Paso 3

Asegure el archivo haciendo clic en "Herramientas" en el menú principal, luego en "Opciones" y haciendo clic en la pestaña "Seguridad". En el cuadro "Contraseña para abrir", escriba una contraseña, luego escríbala nuevamente en el segundo cuadro para verificar. Las mejores contraseñas tienen al menos ocho caracteres y usan una combinación de letras mayúsculas, minúsculas, números y símbolos, que puede agregar cambiando uno de los números de la fila de números en su teclado.

Paso 4

Escriba un correo electrónico al destinatario y adjunte el documento que contiene la información confidencial. Informe al destinatario que el documento está protegido con contraseña y que usted le proporcionará la contraseña. No escriba la contraseña en el mismo correo electrónico que contiene el documento protegido por contraseña. Llame al destinatario para proporcionarle una contraseña si tiene un número de teléfono, o envíe un correo electrónico por separado que contenga la contraseña. No especifique cómo se comunicará con el destinatario y deje la línea de asunto en blanco si envía una contraseña por correo electrónico.

Paso 5

Elimine los documentos protegidos por contraseña de su computadora cuando esté seguro de que el destinatario adecuado ha recibido su copia. Si el destinatario necesita hacer cambios o modificar el documento protegido por contraseña, deberá proporcionar instrucciones para eliminar la contraseña; consulte el paso tres.

Consejo

Para una medida adicional de seguridad, puede comprimir su documento encriptado con contraseña en un archivo WinRAR o WinZip, los cuales también pueden estar protegidos con contraseña, y enviarlo por correo electrónico. Consulte el archivo de ayuda de WinRAR o WinZip para obtener más información.