Ventajas y desventajas de Microsoft Excel

Excel de Microsoft es el estándar de facto para el software de hoja de cálculo y, a menudo, es una herramienta indispensable para la elaboración de presupuestos, la previsión financiera y la entrada de datos. Sin embargo, como cualquier pieza de software, Excel no es perfecto. Antes de invertir en una licencia, compare los pros y los contras para decidir si Excel es adecuado para usted.

Pro:Organización de datos

Uno de los mayores beneficios de Excel es su función principal:la capacidad de organizar grandes cantidades de datos en hojas de cálculo y gráficos ordenados y lógicos. Con los datos organizados, es mucho más fácil de analizar y digerir, especialmente cuando se usan para crear gráficos y otras representaciones de datos visuales.

Contra:curva de aprendizaje

Si bien casi cualquier persona puede tomar Excel y comenzar a completar tablas, obtener el beneficio completo de sus funciones requiere mucha práctica. Los usuarios que no están familiarizados con la sintaxis de Excel también pueden encontrar que ingresar cálculos y llamar a otras funciones es un poco frustrante hasta que obtengan una comprensión sólida.

Pro:Funciones de fórmula y cálculo

Excel procesa números casi al instante, lo que hace que los cálculos por lotes sean mucho más fáciles que resolverlos usted mismo con una calculadora. Dependiendo de su comprensión y habilidad con Excel, las fórmulas y ecuaciones se utilizan para calcular rápidamente ecuaciones simples y complejas utilizando grandes cantidades de datos.

Con:errores de cálculo

Si bien las funciones de cálculo automático de Excel facilitan la mayoría de los cálculos por lotes a gran escala, no son infalibles. Excel no tiene medios para verificar errores humanos durante la entrada de datos, lo que significa que la información incorrecta puede sesgar todos los resultados, a veces de manera desastrosa. Como informa Tim Worstall de Forbes, JP Morgan perdió miles de millones de dólares debido a un error de ecuación en Excel introducido por los usuarios al copiar y pegar datos.

Pro:Asistencia de terceros

Excel se considera esencialmente el estándar para el software de hojas de cálculo y, como tal, disfruta de un soporte considerable en varias plataformas, incluidos teléfonos inteligentes y tabletas. La mayoría de los demás programas de hojas de cálculo también admiten la importación de hojas de Excel a sus formatos nativos y la exportación de sus propias hojas de cálculo como archivos de Excel.

Desventaja:consume mucho tiempo

Ingresar datos manualmente en Excel puede llevar mucho tiempo, especialmente si tiene muchos datos para ingresar. La cantidad de tiempo que lleva ingresar manualmente los datos puede ser extremadamente ineficiente y, como señala Lior Weinstein de Cogniview, puede generar aburrimiento, lo que conduce a una falta de atención potencialmente costosa.

Pro:Integración de Office

Como parte de la suite Office de Microsoft, Excel funciona con casi todos los demás programas de Office. Las hojas de cálculo de Excel se pueden agregar fácilmente a documentos de Word y presentaciones de PowerPoint para crear informes o presentaciones visualmente más dinámicos.

Contra:Costo de entrada

Si bien existen varias alternativas de bajo costo o sin costo, obtener Microsoft Excel genuino no es gratis. La versión basada en la nube de Excel requiere una suscripción a Office 365, mientras que las ediciones de escritorio tienen un precio de compra de más de $60 a partir de marzo de 2015.