¿Cuál es la buena etiqueta para las llamadas telefónicas?

La etiqueta telefónica, también conocida como etiqueta telefónica o modales telefónicos, se refiere a la manera educada y profesional en que las personas se comunican por teléfono. Resume las prácticas, principios y convenciones sociales que gobiernan las interacciones telefónicas. Al observar la etiqueta telefónica, las personas pueden transmitir respeto, profesionalismo y cortesía durante las conversaciones telefónicas, lo que en última instancia mejora la eficacia de la comunicación y fomenta relaciones positivas. Aquí hay algunas pautas esenciales a seguir para una buena etiqueta telefónica:

1. Esté preparado:

* Tener a la mano la información y materiales necesarios antes de realizar la llamada.

* Preséntese de forma clara y profesional, indicando su nombre y afiliación al inicio de la conversación.

2. Elija un momento apropiado para llamar:

* Evite llamar durante horas inapropiadas o cuando el destinatario pueda estar ocupado o no disponible.

* Tenga en cuenta las zonas horarias si realiza llamadas internacionales.

3. Utilice un lenguaje cortés y cortés:

* Utilice un lenguaje formal y educado, incluso si conoce bien al destinatario.

* Evite el uso de jerga, jerga o lenguaje informal que la otra persona no entienda o aprecie.

4. Sea claro, conciso y vaya al grano:

* Comunicar el propósito de la llamada con prontitud y claridad, evitando detalles innecesarios.

* Mantenga la conversación enfocada y evite divagar.

5. Escuche activamente:

* Preste toda su atención a la persona que llama, permitiéndole expresarse sin interrupciones.

* Demuestre que está involucrado en la conversación utilizando señales verbales como "sí", "ya veo" o "ajá".

6. Sea respetuoso con el tiempo de la persona que llama:

* Sea consciente de la duración de la conversación y trate de mantenerla dentro de límites razonables.

* Si la llamada puede ser larga, pida permiso para continuar o sugiera un horario más adecuado para hablar.

7. Gestione las llamadas entrantes de forma profesional:

* Responder llamadas con prontitud y cortesía.

* Si no puede responder la llamada de inmediato, utilice un mensaje de correo de voz profesional.

8. Ten en cuenta tu tono de voz:

* Mantener un tono agradable, amigable y profesional durante toda la conversación.

* Varíe su tono para transmitir emociones e indicar interés en la discusión.

9. Muestre empatía y comprensión:

* Sea compasivo y comprensivo si la persona que llama expresa una inquietud o queja.

* Demuestre que valora su opinión y que está dispuesto a ayudarlos.

10. Termine la conversación con elegancia:

* Resumir los puntos principales y acordar acciones o seguimientos adicionales.

* Agradezca a la persona por su tiempo y reitere su nombre si es necesario.

* Utilice comentarios de cierre corteses como "Gracias por llamar" o "Que tengas un buen día".

11. Devolver las llamadas con prontitud:

* Si promete devolver una llamada, asegúrese de hacerlo dentro de un plazo razonable.

* Si no puede devolver una llamada inmediatamente, informe a la persona que llama cuándo puede esperar recibir noticias suyas.

12. Sea profesional al poner a alguien en espera:

* Si necesita poner a la persona que llama en espera, discúlpese por la interrupción e infórmele cuánto tiempo puede esperar que esté en espera.

* Vuelva a consultar periódicamente y proporcione actualizaciones si el tiempo de espera es mayor de lo esperado.

13. Sea consciente de las diferencias culturales:

* Si realiza llamadas internacionales, tenga en cuenta las diferencias culturales que pueden afectar la comunicación telefónica.

* Tenga en cuenta los diferentes saludos, costumbres y estilos de comunicación en diferentes culturas.

14. Evite utilizar el altavoz sin permiso:

* Siempre pida permiso antes de poner a la persona que llama en altavoz.

* Asegúrese de que el altavoz esté despejado y de que se minimice el ruido de fondo.

15. Gestione las transferencias de llamadas de forma profesional:

* Si necesita transferir una llamada a otra persona o departamento, informe a la persona que llama y obtenga su permiso antes de hacerlo.

* Proporcione a la persona que llama la información de contacto necesaria y garantice una transferencia sin problemas.

Si sigue estas pautas de etiqueta telefónica, podrá crear interacciones telefónicas positivas y profesionales que dejen una impresión duradera en las personas que llaman. Recuerde que la comunicación clara, el respeto y la cortesía son claves para una conversación telefónica eficaz.