Cómo configurar una lista de correo en Excel

La interactividad de las aplicaciones de suites ofimáticas como Microsoft Office permite ahorrar tiempo en tareas repetitivas. Una lista de correo en Excel puede compartirse con Outlook para gestión de contactos y envíos masivos, y combinarse con Word para cartas tipo, etiquetas de direcciones o archivado. Para máxima flexibilidad, siga estas buenas prácticas.

Crear su lista de correo en Excel

Paso 1: Definir campos en fila 1

Abra nuevo libro de Excel. En Fila 1 ponga nombres de campo únicos para cada columna (Nombre, Apellido, Dirección, Ciudad, etc.).

Paso 2: Introducir datos

Rellene filas bajo los campos para cada destinatario. Ajuste ancho de columna o ajuste de texto según necesidad. Deje celdas vacías donde falte información. Al terminar, Archivo > Guardar y nombre el libro.

Combinar datos de Excel con Word

Paso 1: Iniciar combinación en Word

Abra Word documento en blanco. Pestaña Correspondencia > Iniciar combinación > elija Cartas (entre otras opciones).

Paso 2: Seleccionar lista Excel

Seleccionar destinatarios > Usar lista existente > elija su archivo Excel. Seleccione la tabla (hoja) en la siguiente ventana; normalmente solo habrá una. Pulse Aceptar.

Paso 3: Escribir carta e insertar campos

Redacte la carta omitiendo partes personalizadas (direcciones, saludos). Sitúe cursor al inicio y pulse Bloque de dirección en la cinta. La vista previa derecha muestra cómo quedará con sus datos; izquierda ofrece opciones de formato. Elija y pulse Aceptar.

Paso 4: Saludos y otros campos

Repita para Línea de saludo y otros datos con botón Insertar campo de combinación. Al terminar, Vista previa de resultados para ver cartas combinadas. Comprobar errores verifica impresión. Finalmente Finalizar y combinar > elija opción deseada.

Importar lista de correo de Excel a Outlook

Paso 1: Exportar a CSV

Archivo > Guardar como. Elija ubicación y nombre. En Tipo seleccione CSV (delimitado por comas) (*.csv). Guardar y cierre el CSV.

Paso 2: Abrir importador en Outlook

Outlook > Archivo > Abrir y exportar > Importar/Exportar.

Paso 3: Importar desde archivo

Importar de otro programa o archivo > Valores separados por comas > Siguiente. Busque el CSV creado, Siguiente. Carpeta destino: Contactos (por defecto). Siguiente.

Paso 4: Asignar campos personalizados

Marque la casilla de su CSV y pulse Asignar campos personalizados.

Paso 5: Mapear campos

Arrastre nombres de campos de su Excel (cuadro De, izquierda) a campos correspondientes de Outlook (cuadro A, derecha). Hágalo para cada campo necesario. Aceptar y Finalizar para completar importación.