Cómo enviar un libro de Excel por email (adjunto, enlace OneDrive, PDF, XPS) desde la propia aplicación

Excel (2016/2019/365) integra envío directo por email sin salir de la app, con varias opciones de formato y permisos.

Preparación

1. Abre el libro. Revisa cada hoja: elimina datos sensibles (costes internos, notas privadas). Para borrar una hoja: clic derecho en su pestaña → Eliminar.
2. Guarda una copia (Archivo > Guardar como) si hiciste cambios. Si vas a enviar enlace OneDrive, guarda la copia en tu OneDrive (no en local).

Envío

1. Archivo > Compartir > Enviar por correo electrónico (o pestaña Compartir arriba a la derecha).
2. Elige una opción:
   • Enviar como archivo adjunto (Excel): adjunta .xlsx. Se abre Outlook con el archivo adjunto. Añade destinatarios, asunto, mensaje → Enviar.
   • Enviar como PDF: convierte a PDF y adjunta. Ideal para solo lectura, sin necesidad de Excel en el destinatario. Windows 10/11 abre PDF con app Lectora.
   • Enviar como XPS: similar a PDF (formato Microsoft, menos usado).
   • Enviar un vínculo: solo si el archivo está en OneDrive/SharePoint. Genera enlace que abre en Excel para la web. El destinatario puede editar (si das permiso) o solo ver. No requiere cuenta Microsoft para ver (sí para editar).

Opciones avanzadas de compartición (colaboración)

• Obtener un vínculo para compartir: crea enlace «Ver» o «Editar» para pegar en Teams, WhatsApp Web, Gmail, etc.
• Invitar a personas: añade emails, elige «Puede editar» / «Puede ver». Si usas SharePoint/OneDrive empresarial, puedes exigir inicio de sesión. Permite revocar acceso luego (Quitar usuario).

Consejos

• Para archivos >25 MB (límite adjunto Outlook/Exchange), usa Enviar vínculo o sube a OneDrive/WeTransfer y comparte enlace.
• Protege el libro con contraseña (Archivo → Información → Proteger libro → Cifrar con contraseña) antes de enviar si es confidencial.
• Usa «Comprobar accesibilidad» y «Inspeccionar documento» (Archivo → Información) para eliminar metadatos, comentarios ocultos, hojas muy ocultas.