Funciones clave de Microsoft Access

Microsoft Access es una aplicación para crear, gestionar y dar formato a datos. Se distribuye como parte de la suite Microsoft Office. Sus herramientas esenciales incluyen pantallas para entrada de datos, ejecución de consultas, generación de informes y otras operaciones. Su lenguaje de programación (VBA) es vital porque permite extender la funcionalidad predeterminada de la aplicación.

Funciones de entrada de datos

La forma más intuitiva de introducir datos en una base de datos de Access es la entrada manual. Una característica esencial para esta operación es la herramienta de creación de tablas: los usuarios hacen clic en un botón de la barra de herramientas para crear una nueva tabla y luego definen las etiquetas de columna para los campos.

El panel de exploración permite seleccionar rápidamente tablas, informes y consultas creados y guardados.

Importación y exportación

Bajo el menú Datos externos hay herramientas para importar datos existentes. La opción Excel lanza un asistente que guía el traslado de datos de una hoja de cálculo de Excel a Access. De forma complementaria, las herramientas de exportación permiten guardar datos de Access en formatos legibles por Word, Excel y navegadores web. Estas funciones son vitales para equipos que trabajan con datos en distintos formatos.

Informes

El Asistente para informes crea un informe a partir de una tabla u origen de datos con un solo clic. El usuario selecciona una tabla en el panel de exploración, ejecuta el asistente y define parámetros. Luego, otras funciones de Access permiten personalizar la apariencia y funcionalidad del informe. Sin informes, las formas de visualizar los datos serían muy limitadas.

Consultas

La cuadrícula de consultas permite recuperar datos de tablas creadas. Access muestra listas de tablas para elegir, y el usuario escribe nombres de columnas y criterios de filtrado en la cuadrícula. La ventana SQL ofrece una alternativa para usuarios familiarizados con la sintaxis SQL: pueden escribir sentencias y ejecutarlas con el botón Ejecutar. El Asistente para consultas genera sentencias SQL a partir de la entrada del usuario en sus pantallas. Los usuarios de Access dependen de estas herramientas para recuperar sus datos almacenados.