Cómo usar Outlook para programar salas de conferencias

En una oficina ocupada con múltiples salas de conferencias, puede ser difícil rastrear qué salas están en uso y a qué horas. El calendario de Microsoft Outlook puede usarse para programar tus reuniones, citas y eventos, y también puede usarse para eventos de toda la oficina, como el horario de las salas de conferencias. Puedes configurar un calendario para programar todas las salas de conferencias, para que el personal pueda ver fácilmente la disponibilidad de las salas para cualquier hora y fecha.

Paso 1

Abre Microsoft Outlook. Haz clic en "Calendario" en el panel Favoritos. Haz clic derecho en "Calendario" y selecciona "Nuevo calendario". Introduce un nombre para el nuevo calendario, como "Horario de salas de conferencias".

Paso 2

Haz clic en "Vista de programación" en la cinta de opciones. Haz clic derecho en el calendario y selecciona "Nueva cita".

Paso 3

Haz clic en "Categorizar" en la cinta y selecciona "Todas las categorías". Resalta una categoría de color y haz clic en "Cambiar nombre". Introduce un nombre para la categoría, como "Sala de conferencias 1" o "Sala de conferencias del vestíbulo". Cambia el nombre de categorías de color adicionales, una para cada sala de conferencias. Haz clic en "Aceptar".

Paso 4

Introduce un título de reunión o evento en el cuadro de texto Asunto. Introduce el nombre o número de la sala de conferencias en el cuadro de texto Ubicación. Introduce el día y la hora de inicio para el uso de la sala de conferencias y la hora de finalización. Si se necesita una sala de conferencias por varios días, también puedes cambiar la fecha de finalización.

Paso 5

Introduce los detalles de la reunión programada en la sala de conferencias en la ventana principal. Podrías incluir una descripción de la reunión y una lista de los asistentes.

Paso 6

Haz clic en "Categoría" en la cinta y haz clic en la sala de conferencias donde se llevará a cabo la reunión. Esto codifica por colores la reunión en el calendario y diferencia fácilmente entre múltiples salas de conferencias en uso al mismo tiempo.

Paso 7

Haz clic en "Guardar y cerrar" para cerrar el evento de la sala de conferencias y volver al calendario.