Características y funciones de Microsoft Excel
Ya sea para el trabajo o para uso doméstico, una hoja de cálculo de Excel es la mejor herramienta de Microsoft Office para organizar datos y hacer listas. Aunque los documentos de Word pueden incluir tablas y columnas, Excel facilita mucho el diseño de la información. Excel también tiene una gama de funciones para diseñar fórmulas que automaticen los cálculos. Aunque Excel parece intimidante al principio, el diseño del programa es similar al de otras aplicaciones de Office, por lo que si ha usado Word, se sentirá como en casa después de echar un vistazo. Para obtener ayuda adicional con un botón en particular en la cinta de opciones de Excel, desplace el cursor sobre él para ver una sugerencia.
Celdas y hojas de trabajo
La parte principal de la ventana de Excel consiste en una hoja de cálculo o hoja de trabajo. -- de células. Al igual que con una hoja de cálculo en papel, cada celda puede contener cualquier número o cualquier texto; a diferencia de trabajar con una base de datos de Access, Excel le permite simplemente hacer clic en cualquier celda y llenarla como mejor se adapte a su proyecto. En algunos casos, como para realizar un seguimiento de los gastos, querrá utilizar una serie organizada de filas y columnas. Otras veces, como la creación de una lista de miembros del equipo, el orden y el posicionamiento de las celdas no jugarán un papel importante. Una ventaja de Excel es lo simple que hace reorganizar los datos:seleccione una celda y arrastre su borde para moverla a un nuevo lugar en la hoja.
Libros de trabajo de Excel
Cada archivo de Excel, llamado libro de trabajo , contiene una o más hojas de cálculo. Para cambiar entre hojas en un libro de trabajo, use las pestañas en la esquina inferior izquierda de la ventana. Desde Excel 2007, la mayoría de los libros de trabajo usan la extensión de archivo XLSX , mientras que las versiones anteriores usaban XLS archivos Las nuevas copias de Excel pueden leer estos archivos antiguos, pero para abrir un libro de trabajo nuevo en una edición anterior, la PC anterior necesita el paquete de compatibilidad de Office.
Pestañas de cinta
Al igual que con el resto de Office desde 2007, Microsoft reemplazó los menús de Excel con pestañas de cinta. Puede pensar en las pestañas como menús visuales que permanecen abiertos:cada pestaña contiene un conjunto de funciones relacionadas con iconos explicativos. Por ejemplo, la pestaña Inicio contiene las opciones más comunes, como la fuente y el color del texto, mientras que la pestaña Insertar ofrece formas de insertar tablas, cuadros de texto y gráficos. Una pestaña, Archivo, se comporta de manera diferente. El archivo aún contiene tareas básicas que incluyen "Nuevo", "Abrir" y "Guardar", pero muestra estas tareas en un área de pantalla completa con opciones adicionales, denominada vista entre bastidores . Por ejemplo, el botón "Nuevo" en la vista backstage ofrece una selección de plantillas de búsqueda para nuevos libros de trabajo.
Fórmulas y Funciones
Además de contener texto sin formato y números, las celdas pueden contener fórmulas. , que siempre comienzan con un signo igual. Con una fórmula, Excel muestra el resultado de una ecuación en una celda, pero automáticamente mantiene actualizado ese resultado a medida que cambia sus componentes. Una fórmula básica puede tomar el lugar de una calculadora:escribe "=2+4" y Excel muestra "6". Las fórmulas también funcionan con datos en otras celdas:"=A1+B1" suma los valores de las celdas A1 y B1.
Para procedimientos que no sean aritmética directa, use funciones para realizar diversas operaciones sobre los datos. Las habilidades de las funciones van desde matemáticas simples, como "PROMEDIO" para promediar un rango de celdas, hasta la modificación de texto, como "MINÚSCULO" para convertir una línea a minúsculas. Los dos términos a menudo se confunden, pero recuerde que cada celda puede contener solo una fórmula , pero cada fórmula puede usar múltiples funciones , como "=PROMEDIO(A1, B1)+SUMA(A2, B2)" para sumar la suma de dos celdas al promedio de otras dos celdas.