Cómo utilizar Excel para conciliar cuentas del LM

La conciliación mensual de las cuentas del balance es la única forma de garantizar que los datos financieros de una empresa se registren correctamente en los libros de contabilidad. La conciliación de cuentas del balance general protege a una empresa de informar errores en los estados financieros de la empresa, lo que puede generar errores al preparar la declaración de impuestos federales de la empresa. Muchos contadores crean hojas de cálculo de Microsoft Excel para ayudar a conciliar las cuentas del libro mayor (GL) con la documentación externa.

Paso 1

Escriba el nombre de la cuenta del libro mayor y el número de cuenta del libro mayor en la parte superior de la hoja de cálculo de Excel. Puede escribir nombres y números directamente en las celdas de Excel y el software formateará correctamente las entradas.

Paso 2

Ingrese el mes y el año que desea conciliar debajo del nombre y el número del libro mayor.

Paso 3

Escriba "Saldo final por LM" en la primera columna de la hoja de cálculo, un par de líneas debajo del encabezado.

Paso 4

Ingrese el monto final contenido en la cuenta del libro mayor general en la segunda columna de la hoja de cálculo en la misma línea que la etiqueta "Saldo final por LM".

Paso 5

Escriba "Saldo final por (documento de origen)" en la primera columna de la hoja de cálculo debajo de la fila que contiene "Saldo final por LM". Los ejemplos de documentos fuente incluyen informes de cuentas por cobrar, informes de cuentas por pagar y listados de activos.

Paso 6

Ingrese el saldo final según el documento de origen para esa cuenta del libro mayor en la segunda columna de la hoja de cálculo en la misma línea que la etiqueta "Saldo final por (documento de origen)".

Paso 7

Escriba "Diferencia" en la siguiente línea de la primera columna.

Paso 8

Cree un cálculo en la segunda columna junto a la etiqueta "Diferencia" que reste el total del documento de origen del saldo final del libro mayor. Esta es la cantidad que debe conciliarse.

Paso 9

Cree una sección debajo de la línea de diferencia llamada "Conciliación de elementos".

Paso 10

Enumere cada artículo que cree una diferencia de conciliación en la sección de artículos conciliadores. Incluya una explicación de cada artículo y la cantidad del artículo. Un ejemplo de un elemento de conciliación puede ser un pago a cuenta que se registró en la cuenta bancaria pero no se registró en la cuenta del cliente.

Paso 11

Cree un cálculo al final de la sección Elementos de conciliación que totalice la cantidad de elementos de conciliación. Cuando el total de elementos de conciliación es igual al total de "diferencia", entonces ha conciliado correctamente la cuenta.

Consejo

Es mejor conciliar las cuentas del LM antes de cerrar el mes contable para que pueda realizar las correcciones necesarias a los datos contables en el mes correspondiente.

Si no está seguro de cómo crear hojas de cálculo de conciliación en Excel, considere contratar a un profesional de contabilidad para que lo ayude con la configuración.