Cómo controlar edición de múltiples usuarios en una hoja de cálculo Excel (OneDrive, Excel Online, Excel 2013)

Con Excel 2013 y Excel Online, el creador de una hoja puede compartirla para colaboración. Excel Online ofrece opciones básicas; Excel 2013 permite personalizar permisos de edición a nivel de libro, hoja o incluso celdas individuales.

Requisito previo: Guardar en OneDrive

Antes de compartir, guarda el archivo en OneDrive (almacenamiento cloud gratis de Microsoft). En Excel: Archivo > Guardar como > OneDrive. Los archivos en OneDrive se abren en Excel 2013 (escritorio) o Excel Online (gratis con cuenta Microsoft).

Compartir con Excel Online (básico, tiempo real)

Desde cualquier navegador: botón "Compartir" (debajo de barra de direcciones) > envía enlace por email y elige "Pueden editar" o "Solo ver". Opción "Obtener vínculo": crea enlace "Ver" (solo lectura) y enlace "Editar" (con permisos) por separado.

Gran ventaja: Cambios se guardan automáticamente. Si todos usan Excel Online, colaboración en tiempo real con cambios visibles al instante.

Compartir con Excel 2013 (control granular)

Mejor si necesitas especificar qué se puede/no editar. Nota: en Excel 2013 de escritorio, nadie más puede guardar cambios mientras tú tengas el libro abierto.

Controlar permisos generales de uso compartido

Archivo > Compartir > Invitar a personas. Ingresa email > menú Permisos (derecha) > "Pueden editar" o "Pueden ver". Cambia permisos en cualquier momento: clic derecho en nombre en esta ventana > nueva opción.

Controlar enlaces de uso compartido

Archivo > Compartir > Obtener vínculo de uso compartido. Para solo lectura: crea "Vínculo de vista". Para edición: "Vínculo de edición". Para revocar: vuelve a esta pantalla > "Deshabilitar vínculo".

Controlar permisos DENTRO del libro (protección granular)

1. Revisar > Compartir libro (grupo Cambios) > marca "Permitir cambios de más de un usuario..." = habilita fusión de libro.
2. Pestaña Avanzado: define historial de cambios, frecuencia de guardado, avisos de conflictos entre usuarios.
3. Revisar > "Permitir que los usuarios editen rangos" > define rangos de celdas editables aunque la hoja esté protegida.
4. Revisar > "Proteger hoja" > permite/bloquea: cambiar fuentes, insertar/borrar filas-columnas, ordenar, hipervínculos.
5. Revisar > "Proteger libro" > evita cambios estructurales (añadir/borrar hojas).

Recuperar control de un libro compartido

1. Abre libro compartido. Notificación: "Bloqueado para edición porque otro usuario lo tiene abierto". Puedes editar pero no guardar. Clic "Notificar cuando esté disponible" para aviso.
2. Archivo > Compartir > clic derecho en nombre del usuario > "Pueden ver" (bloquea edición) o "Quitar usuario" (revoca permisos).
3. Vuelve al libro (ya libre). Cambios recientes del otro usuario no se guardaron. Si editaste mientras estaba ocupado, clic "Guardar" en pantalla.