Cómo incrustar un archivo PDF en Excel

Los conjuntos de datos en Excel tienen más significado cuando el lector puede ver documentación de respaldo, como material de referencia o una presentación sobre lo que significan los datos. Puedes proporcionar esa documentación incrustando un archivo PDF en tu hoja de cálculo. El lector puede entonces abrirlo y verlo y, en algunos casos, hacer cambios en él.

Incrustar un archivo estático

Para incrustar un archivo PDF en tu hoja de cálculo de Excel, haz clic en la celda en la que te gustaría que apareciera la esquina superior izquierda del PDF. En la pestaña Insertar, haz clic en el botón "Objeto", luego selecciona "Documento de Adobe Acrobat" en la pestaña Crear nuevo. Busca y selecciona el PDF que deseas incrustar. La primera página del archivo aparece en la hoja de cálculo, y puedes redimensionarla usando los controles de redimensionamiento en su cuadro. Si prefieres que solo se muestre un icono de PDF en la hoja de cálculo, marca la casilla "Mostrar como icono" en el cuadro Objeto antes de seleccionar el archivo PDF.

Incrustar un archivo que cambia

Si vas a hacer cambios en el archivo PDF y quieres que tu lector tenga la versión más actualizada, el proceso de incrustación es un poco diferente. En la pestaña Insertar, haz clic en el botón "Objeto", luego en la pestaña Crear desde archivo, marca la casilla "Vincular a archivo". Después de buscar y seleccionar tu archivo, se incrusta y se muestra como un icono de Adobe Acrobat con el nombre del archivo. Haz doble clic en el icono para abrir la versión más reciente del archivo PDF.

Hacer cambios en un archivo incrustado

Si quieres que tu lector pueda cambiar el archivo y que esos cambios se reflejen en el PDF incrustado del archivo Excel, usa el proceso para incrustar un archivo estático. El lector puede abrir el archivo, hacer cambios y guardarlo, ya sea con un nuevo nombre de archivo o el mismo. (Usar un nuevo nombre de archivo puede ayudarte a mantener tus archivos organizados). La hoja de cálculo de Excel abrirá el nuevo archivo PDF.

Si sigues el proceso para incrustar un archivo que cambia, tu lector puede abrir el archivo, hacer cambios y guardarlo bajo un nombre de archivo diferente o el mismo. Sin embargo, la hoja de cálculo de Excel seguirá abriendo el documento original en lugar del cambiado.

Tamaño de archivo

Al decidir cómo incrustar tu PDF, ten en cuenta el tamaño de archivo resultante. Incrustar el PDF con una visualización de su primera página es como adjuntar todo el PDF a la hoja de cálculo. Sin embargo, incrustar el PDF con un icono o crear un enlace al PDF tiene una penalización de tamaño mucho menor, agregando solo unos 5KB al tamaño del archivo.