Cómo crear un contador de números de factura en Excel

Usar una plantilla de Excel proporciona una forma intuitiva de crear facturas para uso empresarial de baja y media demanda. Complementar una plantilla con funciones de macro de Excel para agregar automáticamente números de factura únicos brinda comodidad y evita la confusión de números de factura duplicados.

Paso 1: Abrir una plantilla de factura

Abre Excel, escribe factura en el cuadro de búsqueda en la parte superior de la ventana y presiona Entrar. Localiza Factura simple proporcionada por Microsoft para usar como ejemplo. Haz clic en el icono, y luego haz clic en Crear.

Paso 2: Guardar la plantilla

Escribe 1000 en la celda L8 junto al texto "Factura #". Este será el número base de factura. El resto de la factura se puede editar para adaptarse a tus necesidades. Cuando termines, guarda los cambios en un archivo habilitado para macros, usando el formato XLSM.

Paso 3: Crear la macro del número de factura

Selecciona la pestaña Ver, y luego haz clic en Macros en la cinta. Haz clic en Grabar macro en el desplegable e ingresa el nombre de la macro, atajo y descripción como se muestra arriba. Haz clic en Aceptar. En este ejemplo, los pasos de la macro se ingresarán manualmente. Haz clic en Macros en la cinta de nuevo, y luego Detener grabación.

Paso 4: Editar la macro del número de factura

Haz clic en Macros en la cinta de nuevo, y selecciona Ver macros. Resalta la macro InvNum que acabas de crear y haz clic en Editar. Ingresa el siguiente texto debajo de los comentarios en verde, como se muestra arriba.

• Range("L8").Value = Range("L8").Value + 1
  
• Range("B14:K38").ClearContents
  

L8 es el campo del número de factura y el rango B14 a K38 es el área de datos de la factura. Presiona Ctrl+G para guardar la macro en el editor de Visual Basic, y luego vuelve a la hoja de cálculo de Excel y presiona Ctrl+G para guardar la hoja de trabajo. Presiona Ctrl+N para incrementar el número de factura.

Paso 5: Usar la plantilla de factura

Cuando abras la hoja de trabajo de factura habilitada para macros Factura simple1.xlsm en este ejemplo, presiona Ctrl+N para avanzar el número de factura en uno. Rellena la factura como lo harías normalmente, y luego haz clic en la pestaña Archivo en la cinta y selecciona Guardar como. Ingresa un nombre de archivo y selecciona Libro de Excel (*.xlsx) en el campo Guardar como tipo. Haz clic en Guardar y tu factura se guarda sin la macro, mientras tu copia original está lista para generar otra factura.

Consejo

• Colocar el número de factura en el lado derecho te permite incluir instrucciones de recordatorio para usar la macro fuera del área de impresión de la factura.
  
• Puedes crear otras macros para guardar tus datos y avanzar números de factura para automatizar completamente el proceso.

Advertencia

Puedes recibir una advertencia sobre seguridad de macros al abrir el archivo XLSM. Dado que esto es para la macro que ingresaste, puedes aceptar la advertencia, ya que esta macro es inofensiva.