Cómo crear registros de capacitación en Access

Microsoft Access es el software de bases de datos incluido en Microsoft Office Suite. Los empleadores lo usan comúnmente para registros de empleados por su interfaz punto-y-clic para gestión de bases de datos. Para llevar registros de capacitación con Access, crea una tabla para el registro del empleado y otra separada para códigos de capacitación. Conecta a la base de datos y actualiza registros con formularios Access cuando un empleado complete un módulo. Haz copias de seguridad regularmente para no perder información.

Paso 1

Inicia Microsoft Access. Inicio → Todos los programas → Microsoft Office Suite → Access.

Paso 2

Crea base de datos de registros de capacitación. Clic en icono "Nuevo" en barra de herramientas. "Base de datos en blanco". Navega a ubicación, pon nombre, clic "Crear".

Paso 3

Crea tabla de empleados. "Objeto" → "Tabla" → "Nuevo". Doble clic "Asistente para tablas". Sigue instrucciones para crear tabla "empleado" con campos:

"clave_empleado, nombre_empleado, claves_capacitacion" donde clave_empleado es entero, nombre_empleado 40 caracteres, claves_capacitacion texto.

Las claves de capacitación serán serie de enteros, pero etiquetarlas como texto da espacio casi ilimitado para múltiples claves. Si solo son niveles (ej. niveles 1-5), la clave puede ser entero.

Paso 4

Crea tabla de capacitación. "Objeto" → "Tabla" → "Nuevo". Doble clic "Asistente para tablas". Sigue instrucciones para tabla "capacitación".

Campos: "clave_capacitacion", "nombre_capacitacion", "resumen_capacitacion" donde clave_capacitacion es entero, nombre_capacitacion 40 caracteres, resumen_capacitacion texto.

Paso 5

Crea formulario para añadir empleados a tabla empleado. "Objetos" → "Formularios" → "Nuevo". Se lanza asistente. Pon nombre (ej. "añadir empleados"). Sigue instrucciones. Cuando pida tabla, selecciona "empleado". Deja que seleccione automáticamente "clave_empleado". Usa asistente para crear campos de nombre y capacitación. Así puedes ingresar registros de capacitación al añadir empleado.

Paso 6

Crea formulario para añadir capacitaciones a tabla capacitación. "Objetos" → "Formularios" → "Nuevo". Asistente. Nombre (ej. "añadir capacitación"). Sigue instrucciones. Tabla: "capacitación". Auto-selecciona "clave_capacitacion". Crea campos para nombre_capacitacion y resumen_capacitacion.

Paso 7

Crea formulario para añadir capacitaciones al registro del empleado. "Objetos" → "Formularios" → "Nuevo". Asistente. Nombre (ej. "añadir capacitación"). Sigue instrucciones. Tablas: "capacitación" y "empleo". Usa asistente para crear campo que edite claves_capacitacion en tabla empleo pero solo permita claves existentes en tabla capacitación.

Paso 8

Guarda toda la configuración. "Archivo" → "Guardar".